上海市奉賢區(qū)檔案局關于2018年檔案行政執(zhí)法檢查的情況通報
奉檔〔2018〕22號
奉賢區(qū)檔案局關于2018年檔案行政執(zhí)法檢查
的情況通報
各一級立檔單位：
為深入貫徹落實《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《上海市檔案條例》及《關于加強和改進新形勢下本市檔案工作的實施意見》等文件精神和要求，有力推動全區(qū)檔案工作依法有序開展，奉賢區(qū)檔案局組織開展了2018年度檔案行政執(zhí)法檢查工作，對41家單位的檔案工作開展了實地檢查?，F(xiàn)將有關檢查情況通報如下：
一、檢查方式
為進一步推進簡政放權、放管結合、優(yōu)化服務，創(chuàng)新事中事后監(jiān)管方式，規(guī)范檔案行政執(zhí)法行為，區(qū)檔案局首次采用“雙隨機一公開”工作機制開展檔案行政執(zhí)法檢查，按照一定比例從全區(qū)81家一級立檔單位中隨機抽取檢查對象，從執(zhí)法人員名錄庫中隨機選派人員進行執(zhí)法檢查，并通過奉賢檔案信息網(wǎng)及時公開行政執(zhí)法檢查結果，切實提升了執(zhí)法檢查的實效性，確保了檢查的公平公正、透明高效。
二、檢查內(nèi)容
本次執(zhí)法檢查內(nèi)容涵蓋檔案法律法規(guī)的宣傳貫徹、工作機制的建立落實、工作的規(guī)范化標準、各項業(yè)務建設和監(jiān)督指導等六個方面，并結合上海市檔案局《關于進一步加強本市檔案安全工作的通知》文件要求，依法對各單位檔案安全工作進行實地檢查，要求各單位嚴格落實檔案安全管理責任制，做好檔案安全防范工作。
三、基本情況
1.依法依規(guī)，檔案工作機制進一步明確。檢查單位均能嚴格落實檔案工作機制，明確檔案工作分管領導和職能部門，指定人員負責，并將檔案工作納入本部門、本單位工作計劃、議事日程和考核內(nèi)容；制定完善檔案管理各項規(guī)章制度，為檔案管理制度化、規(guī)范化提供保障。區(qū)市場監(jiān)管局、公安奉賢分局、交能集團等單位高度重視檔案工作，對所屬單位檔案工作開展業(yè)務培訓和檢查、交流等活動，切實履行監(jiān)督和指導職能，有效保障了檔案工作的完整性和系統(tǒng)性。
2.依法履職，檔案基礎工作進一步夯實。大部分單位能認真貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)，按照新版《歸檔文件整理規(guī)則》加強對文件材料的收集和歸檔，確保檔案資源齊全完整、統(tǒng)一管理；切實加強檔案資源建設，不斷豐富室藏各門類、各載體檔案資源；深入挖掘和開發(fā)檔案信息資源，為本部門、本單位重點工作、業(yè)務管理和各項事業(yè)發(fā)展提供參考和依據(jù)。區(qū)綠化市容局、區(qū)紀委以及其它內(nèi)設機構變動較大的單位認真修訂《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，加強文件材料收集、歸檔，確保檔案資源齊全完整、統(tǒng)一管理。區(qū)法院、區(qū)房管局等單位健全榮譽、聲像等各種門類、載體檔案，并實行集中統(tǒng)一保管。
3.依法治檔，檔案法治意識進一步增強。檔案工作對于檔案干部的政治素質(zhì)、敬業(yè)精神、業(yè)務素質(zhì)、服務意識都有著較高要求。本次執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，大部分單位的檔案干部能夠規(guī)范細致做好本職工作，按照本單位制定的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》收集各部門的文件材料，做到收集好、保管好、利用好，不斷推進了依法治檔、依法管檔的進程，促進了全區(qū)檔案事業(yè)加快發(fā)展的良好環(huán)境。區(qū)水務局、區(qū)衛(wèi)計委、區(qū)建管委等單位積極組織基層檔案干部參加區(qū)檔案局組織的檔案新規(guī)則業(yè)務培訓，促使檔案干部領會并掌握新規(guī)則的整理要求，為有效開展工作打下扎實基礎。
4.依法建庫，檔案安全保障力度進一步加大。大部分檢查單位建立了檔案室，并積極改善檔案庫房保管條件，按檔案安全保管要求配置了檔案柜架等裝具，配備了防盜門（窗）、空調(diào)、除濕機、溫濕度計、滅火器等設施設備，確保了檔案的安全保管。區(qū)信訪辦、區(qū)民政局、區(qū)統(tǒng)計局、區(qū)發(fā)改委、區(qū)委黨校、團區(qū)委、東方美谷公司等單位在整體搬遷之前就已優(yōu)先考慮設置檔案室，為檔案安全保管提供有力保障。區(qū)法院、公安奉賢分局、區(qū)市場監(jiān)管局、區(qū)房管局等單位嚴格落實安全防護措施（防塵、防光、溫濕度調(diào)控等），確保檔案安全保管。
四、存在問題
1.檔案的基礎業(yè)務不夠規(guī)范，影響了歸檔材料的質(zhì)量。部分單位不重視平時對文件材料的形成積累，沒有嚴格按照本單位的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》對文件材料進行全面收集，歸檔不完整、不及時；沒有嚴格按照新《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）對歸檔文件進行整理，存在文件組件不合理、保管期限劃定不準確、裝訂及題名著錄不規(guī)范等問題；榮譽、聲像等各種門類、載體檔案收集不完整，單位檔案門類不全、載體單一。
2.檔案的安全監(jiān)管不夠到位，影響了檔案實體的安全。部分單位檔案庫房及設施設備配備不到位，溫濕度控制、消防等必要的設施設備未配備齊全，監(jiān)管措施不夠有力，檔案安全保管存在一定的隱患。一些單位檔案室未定期對設備進行檢查維護，設施設備已出現(xiàn)故障；一些單位沒有定期清掃除塵等，庫房清潔不達標，有蟲霉現(xiàn)象發(fā)生；一些單位在檔案移交、數(shù)字化、外包以及人員調(diào)離時交接不規(guī)范，借閱登記、審批及催交等手續(xù)執(zhí)行不嚴格；一些單位辦公地點搬遷變動，對檔案實體安全造成一定的隱患。
3.對下屬單位的監(jiān)督指導不夠，影響了檔案工作的平衡發(fā)展。部分單位對下級單位的檔案工作監(jiān)督指導力度不夠，責任不到位,沒有組織開展檔案工作培訓、交流、指導以及監(jiān)督檢查，對下屬單位《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》未進行審核,基層單位檔案工作體制不順、組織不全、制度不嚴、管理不善、業(yè)務不規(guī)范。
4.檔案人員隊伍不穩(wěn)定，影響了檔案工作的有序開展。檔案人員調(diào)動頻繁，力量比較薄弱，身兼多職，“兼而不管”;個別人員剛經(jīng)過培訓、學習，對檔案工作剛剛入門，工作崗位就變動又換了新手，大大影響檔案工作的連續(xù)性、有序性，也影響了檔案工作的質(zhì)量。
五、下階段工作要求
1.持續(xù)加強對基層單位的監(jiān)督指導，促進全區(qū)檔案工作有序發(fā)展。各單位要切實貫徹落實國家檔案局8、10號令的要求，進一步規(guī)范各門類、載體文件材料的收集、整理和歸檔工作，不斷豐富室藏檔案資源；對標新《歸檔文件整理規(guī)則》要求，進一步加強歸檔文件整理工作，規(guī)范操作流程，全面提升年度歸檔工作質(zhì)量；要進一步推進檔案信息化建設，將檔案信息化管理納入本部門、本單位信息化建設規(guī)劃目標之中，促進檔案工作更好發(fā)展。
2.持續(xù)加強檔案安全風險防控和治理，筑牢檔案實體安全防線。各單位要進一步強化檔案安全責任，提升檔案人員安全防范意識，不斷完善檔案安全保障各項措施，有效防范各種檔案安全風險；高度重視檔案庫房精細化管理，在檔案查借閱利用、數(shù)字化、移交和接收等過程中嚴格執(zhí)行登記、交接、審查等制度，堅決防止檔案實體丟失，確保檔案實體安全。
3.全面提高全區(qū)檔案法治意識，優(yōu)化檔案事業(yè)發(fā)展環(huán)境。結合“七五”普法工作，各單位要繼續(xù)深入開展檔案法律法規(guī)宣傳活動，不斷擴大檔案普法覆蓋面，積極打造傳統(tǒng)方式與微信、網(wǎng)站等在線平臺優(yōu)勢互補的立體化檔案普法宣傳陣地，不斷提高檔案普法宣傳的親和力、吸引力和影響力。同時，各單位要以檔案行政執(zhí)法檢查為契機，采取多種形式深入開展《中華人民共和國檔案法》《上海市檔案條例》等法律法規(guī)的學習和宣傳活動，使檔案工作步入規(guī)范化、制度化、法制化軌道，提升檔案工作依法管理水平。
4.全面推進檔案干部隊伍建設，為檔案工作注入發(fā)展動力。各單位要進一步重視檔案人才隊伍建設，配好、配強檔案人員，保持隊伍相對穩(wěn)定；進一步加大培訓力度，及時選派檔案干部參加各種業(yè)務培訓，引導檔案干部理論聯(lián)系實際，邊學邊干，在實踐中學習，在學習中進步，培養(yǎng)造就一支政治強、業(yè)務精、作風硬、紀律嚴的檔案人才隊伍，不斷推動全區(qū)檔案事業(yè)向前發(fā)展。
各單位要嚴格按照《檢查意見書》的要求，結合本單位實際情況，總結經(jīng)驗查找不足，切實將各項要求和措施落實到今后的工作中。區(qū)檔案局將每年組織開展行政檢查并對檢查結果進行通報，不斷推進奉賢區(qū)檔案管理水平再上新臺階。
上海市奉賢區(qū)檔案局
2018年11月29日
上海市奉賢區(qū)檔案局辦公室 2018年12月4日印發(fā)
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